A instalação padrão do Power BI Desktop e Power BI no Excel vem com algumas configurações por padrão, que nem sempre são as mais produtivas. Esta página mostra dicas para habilitar as configurações mais produtivas.

Introdução

Se você ainda não possui o Power BI Desktop instalado no seu computador, veja como instalá-lo neste link.

Esta página será constantemente atualizada para que o usuário desfrute o máximo de poder do Power BI Desktop e Power BI do Excel no computador.

Nenhuma das configurações apresentadas nesta página é obrigatória. São apenas recomendações que, pela minha experiência, trouxe ganho à minha produtividade.

Se você for novo no Power BI Desktop e não entender o porquê de algumas configurações, não se preocupe. Simplesmente faça a configuração e revisite esta página quando tiver um conhecimento maior no aplicativo.

Privacidade

Por padrão, tanto o Power BI Desktop como o Excel vem habilitados com o que chamam de nível de privacidade na opção mais restritiva possível. Isso pode causar erros especialmente nas etapas de mesclar ou combinar consultas. A descrição do erro Formula.Firewall é mostrada abaixo, e por muitas vezes confunde o usuário iniciante pela explicação confusa:

No caso ilustrado acima, o que fiz foi tentar combinar uma fonte de dados do Excel com outra de um banco de dados do Sql Server. Isso pode acontecer também com outros tipos de combinações de fontes de dados de origens diferentes.

Para evitar que isso ocorra e você não tenha problemas ao usar mais de uma fonte de dados diferente numa mesma consulta, vá no menu Arquivo do Power BI Desktop >> item Opções e Configurações >> Opções:

Pelo Excel, para ir até as opções, vá na guia Dados >> botão Obter Dados >> item Opções de Consulta:

Na janela que aparecer, vá no item Privacidade >> botão de opção Sempre ignorar configurações de nível de privacidade:

Se estiver usando o Excel, a janela será um pouco diferente, mas os nomes serão os mesmos e você não terá dificuldades para habilitar essa opção.

É incomum você precisar se preocupar com questões de privacidade durante o desenvolvimento de um projeto no Power BI. Se você estiver curioso ou quiser saber mais sobre o que realmente é exposto ao alterar essa configuração, visite este link.

Configurações do Power Query

Abra a janela de Opções, como mostrado na seção anterior, e no item Power Query Editor marque as caixas de seleção como mostrado abaixo:

A Barra de Fórmulas é um recurso muito útil para fazer edições rápidas na etapa selecionada no Power Query Editor. Ela é, de fato, indispensável para você fazer suas transformações nos dados com mais facilidade.

Sobre a opções em Parâmetros, ela nos dá mais flexibilidade ao usar o recurso de parâmetros porque irá exibir tipos de dados não escalares. Não precisa se preocupar com isso agora, se não entendeu o que isso significa.

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (ou BFAR) é uma região na sua Faixa de Opções onde você pode colocar seus comandos favoritos para tornar o acesso a eles mais ágil:

BFAR no Excel

Quando estou na tela principal do Excel, preciso entrar no Editor do Power Query com frequência. Logo, crio um atalho na minha Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para não precisar de muitos cliques de mouse para abrir o editor. Para fazer isso no Excel, clique na guia Dados >> botão da direita em Iniciar Editor do Power Query >> Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido:

Agora você pode acessar o Power Query Editor com apenas um clique de mouse pela Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, em cima à esquerda do Excel:

BFAR no Power BI Desktop

Para fazer o mesmo no Power BI Desktop, basta ir na guia Página Inicial >> clicar com o botão da direita em Editar Consultas >> clicar em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido:

Com isso, se o comando de abrir o Editor do Power Query for o quarto comando da sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, basta pressionar o atalho Alt+4 para abrir o editor.

Ações Automáticas Indesejadas

O Power BI Desktop e Excel vem com algumas configurações que fazem com que o aplicativo automaticamente tome ações no modelo de dados e nas consultas importadas. No entanto, algumas dessas ações automáticas às vezes nos atrapalham mais do que ajudam.

Abra a janela de Opções (como mostrado na primeira seção desta página) >> item Carregamento de Dados e observe as marcações abaixo:

Configuração (1): O Power Query define para as consultas os tipos de dados de suas colunas (número, texto, data, etc.). Quando a fonte de dados vem de um banco de dados, os tipos de dados de cada coluna também são importados. No entanto, quando a fonte de dados vem do Excel ou de um arquivo comum de texto, o Power Query automaticamente cria uma etapa tentando atribuir um tipo de dados à essas fontes com base nos dados dos primeiros valores de cada uma das colunas (ele pode criar essa etapa também em outras situações). Isso pode levar a uma atribuição equivocada de tipos de dados e gerar erros em linhas inferiores, ou também à criação de etapas desnecessárias durante a transformação de suas consultas. Para desabilitar esse comportamento de criação automática de etapas, desmarque a opção Detectar automaticamente tipos de colunas e cabeçalhos de fontes não estruturadas.

Configuração (2): Quando você carrega uma tabela ao seu modelo de dados, o Power BI verifica entre as tabelas já carregadas se os nomes de suas colunas são iguais ao nome de alguma das colunas da tabela recém carregada para criar relacionamentos. Por exemplo, se você carregar uma tabela chamada Vendas que tenha uma coluna chamada CodCliente e uma tabela chamada Cliente que tenha uma coluna chamada também CodCliente e seja possível fazer uma relação um-para-muitos entre essas tabelas, o Power BI irá automaticamente criar um relacionamento entre elas. Nesse caso, parece útil, mas isso pode causar problemas quando, por exemplo, você tem muitas tabelas que possuem um campo chamado somente Id. Nesse cenário, o Power BI pode criar relacionamentos indesejados e se você não checar e apagar os relacionamentos no modelo de dados cada vez que carregar uma nova tabela, poderá perder bastante tempo. Para desabilitar esse comportamento, desmarque a caixa de seleção Detectar automaticamente novos relacionamentos depois que os dados são carregados.

Ajustar Objetos à Grade (Apenas Power BI Desktop)

Por padrão, você pode mover e redimensionar livremente os visuais nas páginas dos seus relatórios. No entanto, se você gosta de alinhar os visuais automaticamente na página através de espaçamentos discretos, sugiro que vá na guia Exibição >> habilitar a seleção Ajustar Objetos à Grade:

BFAR no Editor do Power Query

Tanto o Excel como o Power BI Desktop possuem o Editor do Power Query, e tem dois comandos que uso com mais frequência, que é o Nova Fonte e Ir Para Coluna.

Nova Fonte é o comando que desdobra em outros itens e inicia um assistente para você importar uma nova fonte de dados. Ele se situa na guia Página Inicial >> Nova Fonte. Adicione-o à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido:

Faça o mesmo com o comando que fica na guia Exibição >> Ir para Coluna:

Esse comando é especialmente útil quando sua consulta atual tem muitas colunas e você precisa navegar facilmente entre elas:

Se sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido do Power Query Editor estiver parecendo como a mostrada abaixo, você poderá iniciar o comando de importar uma nova fonte com Alt+2 e iniciar o comando Ir para Coluna com Alt+3:

Para remover um comando da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, basta clicar com o botão direito sobre ele e depois em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Recursos de Visualização (Apenas Power BI Desktop)

O Power BI Desktop possui recursos adicionais que ainda estão em teste. Logo, para usá-los, você precisa habilitá-los manualmente. Dois desses recursos são muito úteis e sempre os deixo habilitados, que são os Temas de Relatório Personalizados e Dicas de Ferramentas de Página de Relatório.

Para habilitar esses recursos, vá nas opções do Power BI Desktop (como mostrado na primeira seção desta página) >> item Recursos de Visualização, marque as caixas de seleção >> botão OK:

Em seguida, você deverá reiniciar (fechar e abrir novamente) o Power BI Desktop para que esses recursos passem a estar habilitados.

Carregamento de Dados (Apenas Excel)

No Power Query Editor, por padrão, ao criar uma nova consulta e clicar em Fechar e Carregar na guia Página Inicial, o Excel irá criar automaticamente uma planilha com uma tabela da consulta, o que é improdutivo:

Daí você manualmente terá que apagar a nova planilha. Ou então, ao invés de clicar no ícone padrão de Fechar e Carregar, você escolhe Fechar e Carregar Para e age como deseja, mas em todo caso, perde tempo.

Na maior parte das vezes, ao terminar de trabalhar com uma nova fonte de dados, nosso desejo é criar uma conexão da pasta de trabalho com a nova consulta, sem adicionar ao modelo de dados, nem desejamos vê-la numa nova planilha de nossa pasta de trabalho.

Para alterar essa configuração padrão, vá na janela de opções de consulta (como mostrado na primeira seção desta página), item Carregamento de Dados >> caixa de seleção Especificar configurações de carregamento padrão, deixe desmarcadas as duas caixas de seleção dessa configuração e depois clique em OK: